Monitoring poczty służbowej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca może prowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu.  

KODEKS PRACY
Artykuł 22(3)

§ 1 Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

§ 3. Przepisy art. 222 § 6-10 stosuje się odpowiednio.

§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.


Z przepisów kodeksu pracy wynika, że przesłankami wprowadzenia takiej formy kontroli jak monitoring poczty elektronicznej jest chęć zapewnienia przez pracodawcę organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy oraz niezbędność takiego działania w celu osiągnięcia powyższych celów. Dopuszczalność monitoringu pracownika respektuje zatem zasadę niezbędności, a nadto również zasadę ochrony godności i dóbr osobistych pracownika oraz zasadę wolności i niezależności związków zawodowych.

O wprowadzeniu omawianej formy monitoringu pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na 2 tygodnie przed uruchomieniem kontroli. Również przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek przekazać mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, które powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy (albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

„Zakres danych powinien być adekwatny do celu monitoringu. Jeśli więc wystarczające jest pozyskiwanie informacji na temat nadawców i odbiorców komunikacji oraz daty i godziny wysłanych i odebranych wiadomości, jak również tematów wiadomości, nie należy analizować treści korespondencji.”

(por. M. Kuba [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 22(3).)

Aby uchronić się przed uzyskaniem przez pracodawcę dostępu do wiadomości prywatnych powinno się dążyć do wprowadzenia oznaczeń dla wiadomości prywatnych pracownika lub zastosowanie zakazu używania poczty służbowej do celów prywatnych (M. Kuba [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 22(3).). Jednocześnie Grupa Robocza Artykułu 29 ds. Ochrony Danych zaleca zakładanie pracownikom dwóch odrębnych kont pocztowych – do użytku służbowego i prywatnego. Pamiętajmy jednak, że wprowadzenie przez pracodawcę zakazu korzystania z poczty służbowej do celów prywatnych nie wyłącza możliwości natknięcia się podczas kontroli na prywatną korespondencję pracownika, który nie dostosował się do zakazu. W takiej sytuacji pracodawca musi pamiętać, że i tak nie będzie mógł wiadomości prywatnej w całości przeczytać.

Radca prawny Marta Tadrowska-Brzoszczyk, prowadząca Kancelarię Radcy Prawnego w Tucholi, oferuje obsługę prawną podmiotów, zatrudniających pracowników, świadczy pomoc prawną pracownikom w sporach z pracodawcami (w tym dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy oraz ustalania, czy stosunek prawny łączący strony ma charakter stosunku pracy), a także dochodzi w imieniu swoich Klientów roszczeń wynikających z umów cywilnoprawnych.