Urlop okolicznościowy i inne przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy

Urlop okolicznościowy to dni wolne przysługujące pracownikowi ponad wymiar urlopu wypoczynkowego. Prawo do urlopu okolicznościowego pracownik nabywa w przypadku zajścia szczególnych okoliczności dotyczących jego życia osobistego. Podstawą prawną udzielenia tych dodatkowych dni wolnych jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.


Zgodnie z w/w rozporządzeniem, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Urlop okolicznościowy jest jedną z takich okoliczności.

O przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W przypadku natomiast zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie powyższych terminów może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.


Kiedy pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy?

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas tzw. urlopu okolicznościowego, tj. czas obejmujący:
  • 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (§ 15 pkt 1)
  • 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (§ 15 pkt 2).

Poza urlopem okolicznościowym, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:
  1. wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania (§ 5),
  2. na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia (§ 6),
  3. wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego (§ 7),
  4. na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji (§ 8 zdanie 1),
  5. będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym (§ 8 zdanie 2),
  6. na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych (§ 9),
  7. wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty (§ 10),
  8. będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze (§ 11 ust. 1 pkt 1),
  9. będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu (§ 11 ust. 1 pkt 2),
  10. będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu (§ 11 ust. 1 pkt 2a),
  11. będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa (§ 11 ust. 1 pkt 2b),
  12. na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach (§ 11 ust. 1 pkt 3),
  13. będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi (§ 12 zdanie 1),
  14. będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy (§ 12 zdanie 2),
  15. w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu (§ 13),
  16. będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady (§ 14).
Zwolnienie pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, zaś w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym – na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej. Czas koniecznego wypoczynku pracownika po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która kierowała taką akcją.

Za czas zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 8 zdanie drugie, § 9, § 11 ust. 1 pkt 2 i 2b, § 12 oraz § 15, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy.

W razie skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 5–7, 10 oraz w § 11 ust. 1 pkt 1 i 3, pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu – w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.

W § 3 rozporządzenia prawodawca określił dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy. Są to:
  1. zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 159);
  2. decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
  3. oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
  4. oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
  5. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
  6. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
 
Urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy, jak już wskazano wyżej, to ogólnie przyjęta nazwa przypadków usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z przyczyn wskazanych w § 15 rozporządzenia. Chodzi zatem o dodatkowe dni wolne przysługujące pracownikowi z tytułu:
  • ślubu pracownika (2 dni),
  • urodzenia dziecka pracownika (2 dni),
  • zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (2 dni),
  • ślubu dziecka pracownika (1 dzień),
  • zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka pracownika, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (1 dzień).

Jak udowodnić, że urlop okolicznościowy się nam należy?

Przepisy rozporządzenia nie określają tego jakie dokumenty potwierdzają uzyskanie przez pracownika prawa do urlopu okolicznościowego. Z tego powodu może powstać wątpliwości, na jakiej podstawie pracodawca ma zweryfikować czy rzeczywiście pracownikowi należą się dodatkowe dni wolne. Dokumentami, które pozwolą pracodawcy ponad wszelką wątpliwość potwierdzić, że pracownikowi należy się urlop okolicznościowy są odpisy aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa i zgonu). Analiza charakteru tych dokumentów i danych, które zawierają i które dotyczą szczególnej sfery życia pracownika oraz bliskich mu osób nakazuje jednak postawić tezę, że pracodawca ma co prawda prawo żądać od pracownika wskazania przyczyn uzasadniających udzielenie urlopu oraz okazania dowodów, że urlop okolicznościowy mu przysługuje, jednak z uwagi na zasadę minimalizacji danych, do których przetwarzania pracodawca jest uprawniony, nie ma on prawa żądać przedłożenia kserokopii tych dokumentów, bądź samodzielnie kserować dokumentów, które zostały mu udostępnione do wglądu i załączać ich do dokumentacji pracowniczej. 

Radca prawny Marta Tadrowska-Brzoszczyk, prowadząca Kancelarię Radcy Prawnego w Tucholi, oferuje obsługę prawną podmiotów, zatrudniających pracowników, świadczy pomoc prawną pracownikom w sporach z pracodawcami (w tym dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy oraz ustalania, czy stosunek prawny łączący strony ma charakter stosunku pracy), a także dochodzi w imieniu swoich Klientów roszczeń wynikających z umów cywilnoprawnych.